APLICACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS A LA ADMINISTRACIÓN
La aplicación de la tecnología de la
computación para la administración de la información y sistemas de apoyo de
decisiones ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los
administradores desempeñan sus labores y en como se comportan las
organizaciones.
Uno de los primeros estudios del impacto de
la computarización sugirió que podría haber una estructuración cada vez mayor
de la administración de mandos medios a un nivel más alto para algunas
posiciones de la administración de mandos medios, más diferencias entre la alta
y la administración de mandos medios, y una recentralización de la
organización.
El principal efecto de la computarización
en las organizaciones ha sido la capacidad para procesar papeleo con precisión
y velocidad inusitada; la segregación de los administradores de mandos medios a
los papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado.
La
cantidad de usos que la administración de alto nivel hace de la información
basada en la computación y de las mismas computadoras varía de organización a
organización y es una materia de disputa entre los autores sobre
administración.
El reto para la administración es explotar
estas nuevas tecnologías, para cuestionar el status quo de la organización, y
para controlar el cambio más que trabajar para prevenir o limitarlo.
No es una exageración decir que estamos
pasando rápidamente de una sociedad basada en la industria a una que se funda
en la información. La ampliación de las capacidades de la computadora y el
desarrollo de la inteligencia artificial, seguramente favorecerán la
introducción de ajustes importantes en la forma en que trabajan los
administradores y en que actúen las organizaciones.
Llegará el día en que realmente podamos
crear una sociedad basada en la información cuyos miembros tendrán suficiente
tiempo para disfrutar los frutos de sus industrias principales: conocimiento,
comunicación y productos de consumo basado en la computadora.
Las organizaciones siempre han tenido algún
tipo de sistema de información administrativa. Antes estos sistemas tenían una
composición y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la oficina de
inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas manuscritas, estaban
usando un sistema de información. No fue
sino hasta el advenimiento de las computadoras, con su capacidad para procesar
y condensar grandes cantidades de datos , que el diseño de los sistemas de
información administrativa se convirtió en un proceso formal, así como en un
campo de estudio.
Puntos
de Interés:
Procesamiento Electrónico de
Datos
Cuando empezaron las organizaciones a usar
las computadoras se usaban primeramente para procesar datos en cuanto a unas
cuentas funciones de la organización por regla general, contabilidad y
facturación. Conforme fue aumentando la
velocidad y la exactitud para procesar datos, otras tareas de procesamiento de
datos y de información administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar
estas nuevas tareas, los departamentos de (EDP) elaboraron informes
estandarizado par que lo usaran los gerentes de operaciones.
Los Sistemas de Información
Administrativa
Con el crecimiento de los departamentos de
EPD llevó a los gerentes a concentrarse más en la planificación de los sistemas
de información de sus organizaciones. Estos esfuerzos condujeron al nacimiento
de los Sistema de Información Computarizado (CBIS). Este es un sistema de
información que va más allá de la mera estandarización de datos para ayudar con
el proceso de planificación.
Sistema de Apoyo para
Decisiones
El
sistema de apoyo para decisiones es un sistema interactivo de computadora, de
fácil acceso y operación, a menos de personas que no son especialistas en
computadoras y que usan el DSS para que les ayude a planificar y tomar
decisiones. El uso del DSS está extendiéndose, conforme a los avances recientes
en máquinas y programas de computadoras, permiten que los gerentes y otros
empleados designados tengan acceso basándose en datos de MIS.
El
uso generalizado de la micro computadoras ha permitido a los gerentes crear sus
propias bases de datos y manejar información, en forma electrónica conforme a
la necesidad, en lugar de tener que esperar los informes emitidos por el
departamento de EDP/MIS.
Información Diferente para
Diferentes Niveles Administrativo
Anthony Gorry Y M.S. Morton han señalado
que el sistema de información de una organización debe proporcionar información
a administradores con tres niveles de responsabilidad: Control de operaciones,
control administrativo y planificación estratégica. El diseño de MIS debe tomar
en cuenta las necesidades de información de distintos niveles administrativos,
así como las necesidades rutinarias de procesamiento de transacciones de la
organización entera.
Control de Operaciones:
Un MIS par el control de operaciones debe
ofrecer información muy exacta y detalladas los días o semanas.
El supervisor de producción debe saber si
se desperdician demasiados materiales, los MIS debe ofrecer un volumen grande
de información oportuna y detalladas.
Relación de la Informática y la
Administración:
La administración maneja mucha información
en todas las áreas, la misma información requiere de orden y almacenamiento,
una de las formas de almacenamiento muy usual y muy útil ahora es mediante
sistemas de cómputo. El hecho de ya no tener que manejar esos volúmenes de
información físicamente (o sea en papel, o en la cabeza) hace más ágil una organización
del tipo que quieras, lo cual se traduce en menor tiempo de trabajo y menor
personal necesario en los dos casos se traduce en dinero no gastado o en un
ahorro en cualquier organización.
La informática hace posible el
procesamiento y flujo de la información de una manera ordenada, lo cual es uno
de los principios de la administración (el orden). Y si te das cuenta las organizaciones
mueven y tienen volúmenes de información muy grandes para lo cual requieren de
la informática para crear sistemas de organización de la misma así como de
almacenamiento. Tomando esto en cuenta entonces podemos decir que la relación
que guarda la administración es muy cercana ya que ordena la información de todas
las áreas que compone una organización, la vuelve mas ágil al tenerla ordenada
y almacenada correctamente, la sistematiza.
La administración actual requiere de
respuestas rápidas en todas sus áreas para poder satisfacer los requerimientos
de los clientes (tanto internos como externos) y si eres alguien lento
probablemente pierdas clientes al encontrar competencia contra alguien que sea
más rápido en respuesta y atención. A lo que quiero llegar es que la rapidez es
parte del servicio y la imagen de una empresa y si tienes estos elementos es
más fácil lograr los objetivos, por lo que la informática al agilizar una organización
la vuelve más competitiva y por tanto es parte integral de una buena
administración.
Aplicación del procesamiento
de datos en la administración: el Procesamiento de datos
en la administración se aplica en operaciones de supervisión, planificación y
control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de
las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios
recursos humanos. Las operaciones de una supervisión nos ayuda a identificar
las transacciones diaria de una empresa y el resultado de dicha operación nos
mostrará si podemos seguir realizando una actividad en común. y si los
resultados fueron positivo la empresa seguirá disfrutando de su planificación,
siempre aplicando la seguridad del proyecto y su operatividad para mejorar la
parte financiera y humana.
Si
queremos que el procesamiento de dato en la administración sea más eficiente y
eficaz debemos colocar personas con conocimientos, y así cumplir con las normas
establecidas, y esto es también para el sistema operativo. El sistema operativo
se mejora a través de que el usuario selecciona, instala para mantener el
sistema en función, y si se presenta una necesidad se realiza una gestión para
su desarrollo de dicho sistema, con el propósito de facilitar el trabajo al
usuario o usuarios
Uso
del computador para la solución de problemas administrativos: No requiere ni se
pretende cambiar ni agregar una nueva parte a la administración, por lo que
dejamos claro este punto, a la administración se le conoce con sus fases ya
conocidas y bien definidas por todos: la planeación, la organización, la
dirección y el control La información y la tecnología han estado al lado de
estas fases en diferentes etapas, conforme han ido mejorando y cambiando ha ido
formando parte fundamental de la misma administración. Asimismo reconocemos que
la administración siempre será independientemente del segundo término o segundo
nombre que se le dé; que la tecnología cambió, cambia y cambiará y que siempre
estará cambiando; que la información siempre estuvo, esta, estará
Aplicación de los
ordenadores
Los
ordenadores pueden emplearse para resolver una gran cantidad de problemas. Hoy en día, podría decirse que el ordenador
puede aplicarse a casi todas las áreas
del conocimiento.
Por
ello dice que con el ordenador se procesan aplicaciones.
Resulta
útil estudiar criterios o características que deban cumplir o poseer los problemas y las aplicaciones, para poder
saber si son o no apropiados para el
ordenador. Algunas de esas características son:
Volumen
de datos: el ordenador se adapta muy bien a problemas que poseen una gran cantidad de datos para procesar
Exactitud
de los cálculos. El ordenador procesa los datos y realiza las operaciones con ellos sin cometer error alguno.
Complejidad
del problema. Una vez programado, el ordenador es capaz de encontrar la solución a un problema por
complicado que éste sea.
Velocidad
del proceso. El ordenador realiza los procesos a gran velocidad.
Repetición
de bloques. Cuando en una aplicación existen partes o bloques de la misma cuyo proceso se repite varias veces,
ello hace que la aplicación sea muy apropiada
para el ordenador.
Áreas
de aplicaciones básicas
Los
problemas que se resuelven con el ordenador suelen pertenecer a una de las tres categorías siguientes:
Aplicaciones comerciales o de gestión: Son
aquellas que utilizan el ordenador para
resolver problemas administrativos que
se presentan en las entidades privadas, como un banco, un supermercado, o en
las públicas, como un ministerio, etc. Pertenecen
a esa categoría las siguientes aplicaciones: el
proceso de textos, el cálculo de una nómina, la contabilidad de una
empresa, el control de las existencias
de un almacén, etc.
El objetivo del enfoque
sistémico es representar cada organización de manera
comprensiva y objetiva. Es evidente que las teorías tradicionales de la
administración se han inclinado a ver a las organizaciones como un sistema
cerrado, esto ha llevado a no considerar los diferentes ambientes
organizacionales y la naturaleza de la dependencia organizacional respecto del
ambiente, además de una excesiva concentración en los principios de
funcionamiento organizacional interno y a la consiguiente falla en el
desarrollo y la comprensión de los procesos de retroalimentación (feedback),
que son esenciales para las empresas en supervivencia. Anteriormente solo se
tenia un micro enfoque de la organización, ya que se tenían pocas variables de
la situación actual y no se tenia una relación verdadera de la pertinencia de
esas variables con algunas que no consideráramos.
Punto de vista Sistémico: la
organización es un sistema constituido por entrada, proceso, salida,
retroalimentación y ambiente.
Los
negocios y las empresas también son sistemas, ligadas por tramas invisibles de
actos interrelacionados que a menudo tardan años en exhibir plenamente sus
efectos mutuos, donde los empleados forman parte del sistema y se les hace
difícil ver todo el patrón de cambio. Normalmente se ven partes del sistema que
no resuelven el problema en conjunto. Por esta razón es vital que las cinco
disciplinas se desarrollen en su conjunto, lo que representa un desafío porque
es mucho más difícil integrar herramientas nuevas que aplicarlas por separado.
Al aplicarlas conjuntamente los beneficios son inmensos.
El
pensamiento sistémico o quinta disciplina integra las demás disciplinas,
fusionándolas en un cuerpo coherente de teoría y práctica, les impide ser
recursos separados, esta orientación motiva la interrelación entre las
disciplinas. En el pensamiento sistémico el todo supera la suma de las partes.
El pensamiento sistémico requiere las disciplinas concernientes al dominio
personal, modelos mentales, visión compartida y aprendizaje en equipo para
realizar todo su potencial, permite comprender la percepción que tiene la
organización inteligente de si misma y del mundo, de la interacción de sus
ambientes externos e internos. Esto considera a la organización conectada con
el mundo, donde en vez de considerar que un factor externo ocasiona los
problemas de la organización son los actos de la misma la que crean los
problemas.
Una
organización inteligente es un ámbito donde la gente descubre continuamente
como crea su realidad y como puede modificarla. Cuando la organización
inteligente aprende en equipo existe un desplazamiento mental o cambio de
enfoque, que lo denominamos "Metanoia" que es el transito de una
perspectiva a otra. Es el cambio de pensamiento a través del aprendizaje de la
organización. Una organización es inteligente cuando aprende y continuamente
expande su capacidad para crear su futuro. No le basta con sobrevivir, debe
conjugar el aprendizaje para la supervivencia o adaptativo con el aprendizaje
generativo que aumenta la capacidad creativa de la organización.
no entendi
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